Artikelen

Steeds meer praktijken gaan over tot het invoeren van de zogenaamde tienminutengesprekken. Het tienminutengesprek ken je misschien al als het gesprek dat je als ouder op school voert over de prestaties en het gedrag van jouw kind. Tienminutengesprekken zijn echter ook uitstekend geschikt om toe te passen in de tandartspraktijk. Het is een manier van bijpraten over het functioneren en de samenwerking. In ons boek ‘Communicatie in de tandartspraktijk’ vind je een stapsgewijze aanpak om dit gesprek, en vele andere gesprekken, goed voor te bereiden en te voeren.

Zoals eerder genoemd, is het meer dan raadzaam om met regelmaat aandacht te geven aan al jouw medewerkers door het voeren van twee tot drie functioneringsgesprekken per jaar. Dit is echter lang niet altijd haalbaar voor iedere tandartspraktijk. Ook al ben je door het voeren van functioneringsgesprekken beter op de hoogte en gaan de gesprekken snel, toch zal het een fikse aanslag zijn op jouw, meestal toch al overvolle, agenda.

Het invoeren van tienminutengesprekken kan een uitkomst bieden. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je binnen jouw praktijk één functioneringsgesprek, één beoordelingsgesprek en twee tienminutengesprekken per jaar voert. Zo zie en spreek je iedere medewerker iedere drie maanden en blijf je over en weer goed op de hoogte.

Een tienminutengesprek is een een-op-eengesprek tussen de praktijkhouder of praktijkmanager en een medewerker. De zijn vooral geschikt in praktijken met iets grotere teams tot 8 stoelen, waarbij de relatie tussen medewerker en praktijkeigenaar of -manager wel belangrijk is, maar het niet meer vanzelfsprekend is dat iedereen individuele aandacht krijgt van de praktijkhouder. De tienminutengesprekken vallen buiten het officiële functioneringsgesprekkensysteem en zijn meer bedoeld om contact te houden en te kijken hoe het gaat, zonder dat daartoe een directe aanleiding is.

De medewerker heeft tussentijds een extra kans om aan te geven hoe het gaat en jij hebt een extra gelegenheid om te weten hoe de medewerker in zijn of haar vel zit, waarop je eventueel kunt anticiperen.

Voorbeeldplanning:

• februari       tienminutengesprek
• mei              functioneringsgesprek
• aug/sept      tienminutengesprek
• november    beoordelingsgesprek

Als je ervoor kiest om tienminutengesprekken in jouw praktijk te introduceren, dan doe je er verstandig aan om dit besluit goed toe te lichten door uit te leggen wat de voordelen hiervan zijn voor de medewerkers en tevens de spelregels uit te leggen. Hieronder tref je een voorbeeld van deze spelregels.

Spelregels van een tienminutengesprek

Voorbereiding:

• Op twee momenten per jaar worden door behandelaar, praktijkmanager of praktijkhouder tienminutengesprekken gevoerd met alle medewerkers.
• De praktijkmanager geeft geruime tijd van tevoren aan wanneer deze momenten plaatsvinden.
• De praktijkmanager hangt een intekenlijst op.
• Alle medewerkers delen zichzelf in op een intekenlijst.
• De praktijkmanager checkt of iedereen zich heeft ingeschreven.

Het gesprek zelf:

• Je bent allebei op tijd aanwezig.
• Je hebt je allebei voorbereid. Dat betekent dat je voor jezelf weet wat je vindt dat er goed gaat, wat er beter zou kunnen en wat er nodig is om dat te realiseren.
• Je communiceert bondig en to the point. Koetjes en kalfjes bewaar je voor tijdens de koffie- of lunchpauze.
• Je stelt binnen een week na het gesprek een kort verslag op met gemaakte afspraken.
• Beiden ondertekenen binnen een week het verslag.

Casus

Praktijkhouder Eelco vindt het belangrijk om er te zijn voor zijn team. In het dagelijkse reilen en zeilen vindt hij het lastig om hier tijd voor te maken, maar hij doet zijn best. Om de vinger aan de pols te houden, heeft hij tenminste twee keer per jaar met alle medewerkers een tienminutengesprek. Hij heeft twintig personeelsleden en 20 x 10 minuten lijkt best veel. Toch nemen deze gesprekken, inclusief pauzes, in totaal slechts 5 uur in beslag. Omdat niet iedereen op dezelfde dag werkt, heeft Eelco de gesprekken over twee dagen verdeeld.

Twee weken van tevoren hangt Eelco een intekenlijst op voor twee dagen met tijdstippen tussen 14.00 en 16.30 uur. Op de dagen zelf zorgt hij dat zijn kantoor opgeruimd is en staat er een grote schaal met fruit op zijn bureau te wachten op zijn bezoek.

Na ieder gesprek heeft hij 5 minuten pauze gepland om even wat aantekeningen te maken. Hij gebruikt die tijd ook om zich kort voor te bereiden op het volgende gesprek. Eelco stelt zich voorafgaand aan ieder gesprek twee vragen:

• Wat wil ik weten?
• Wat wil ik zeggen?

Hij heeft een notitieboekje waarin hij tijdens het gesprek af en toe een aantekening maakt, maar hoofdzakelijk luistert hij en stelt af en toe een vraag.

Drie jaar geleden is hij begonnen met deze gesprekken en hij merkt dat hij nu beter weet wat er bij de teamleden speelt. Ook voelt hij, door de aandacht die hij geeft, meer betrokkenheid bij zijn teamleden. Hoewel het iedere keer weer een klus is om een halve dag vrij te plannen, overheerst bij Eelco het gevoel dat de gesprekken waardevol en belangrijk zijn.

Lees meer over interne communicatie in ons boek ‘Communicatie in de tandartspraktijk’. Een boek waarin met spiekbrieven, stappenplannen en casuïstiek per onderwerp helder uiteen wordt gezet hoe jij dit zelf in de praktijk kunt inzetten.